Avances en la Digitalización del IRS
La transformación digital es una realidad ineludible, incluso para entidades gubernamentales como la
Wendy Walker, principal de soluciones en Sovos, comentó a PYMNTS que los esfuerzos de digitalización del IRS presentan desafíos y beneficios para las empresas que transitan de la presentación y procesos en papel a los digitales. “Como cualquier gran negocio, el IRS tiene un vasto portafolio de sistemas operativos”, señaló Walker. La agencia depende de más de 40 sistemas principales, más de 900 sistemas intermedios y cerca de 3000 aplicaciones suministradas por proveedores.
Algunas de estas aplicaciones y sistemas heredados datan de décadas atrás, incluso desde los años 60, y aún operan con terminales de “pantalla verde”. Esto significa que aún se invierte una cantidad significativa de tiempo y recursos en la entrada manual de datos, además de manejar enormes cantidades de papel.
En su camino hacia la modernización, el IRS inició en 2019 un “viaje de modernización del sistema”, como lo denominó Walker, con la Ley del Contribuyente Primero (TFA). El Congreso mandató que el IRS debía “reimaginar” la experiencia del contribuyente, con 45 disposiciones que reestructuraron la agencia y trazaron un camino hacia la mejora de todas las interacciones con los contribuyentes, incluida la actualización de sistemas y procesos.
Para modernizar la recepción de 5 mil millones de declaraciones informativas, la TFA mandató que el IRS construyera un nuevo sistema de reporte del formulario 1099. El año pasado, el IRS estrenó el Sistema de Ingesta de Declaraciones Informativas (IRIS), que permite a los contribuyentes crear y presentar electrónicamente declaraciones del formulario 1099. Sin embargo, el sistema aún no está preparado para recibir miles de millones de declaraciones informativas electrónicamente. Las empresas con cientos a millones de declaraciones necesitan un método más eficiente.
Con fondos provenientes de la Ley de Reducción de la Inflación, el IRS ha trabajado desde el año pasado en construir conectividad a través de interfaces de programación de aplicaciones (API). Los beneficios de modernizar esta transferencia de datos incluyen la reducción de errores y tiempos de procesamiento más rápidos.
“Poder hacer clic en un botón dentro de una aplicación y enviar esa información directamente va a eliminar muchas ineficiencias del proceso de presentación”, explicó Walker. Además, la plataforma IRIS alerta a los contribuyentes en tiempo real si falta información crítica o si es inválida en las declaraciones, incluidos números incorrectos de identificación del contribuyente.
Para las corporaciones (especialmente aquellas que forman parte de la base de clientes de Sovos), y para las firmas de servicios financieros en particular, los esfuerzos del IRS pueden tener un efecto dominó. “Con respecto al sistema IRIS”, dijo Walker, “es un gran cambio para la industria”.
Los sistemas contables empresariales como SAP y Oracle y las plataformas centrales de pagos y servicios financieros como Fiserv y FIS tienen programación incorporada para generar el formato actual del archivo 1099 del IRS. Los estados requieren la presentación de declaraciones informativas, y la mayoría se basa en el sistema FIRE (Filing Information Returns Electronically), una red utilizada para procesar formularios de declaración.
Walker aconsejó que las empresas deberían considerar implementar un equipo de proyecto para ayudar a gestionar esos cambios operativos y tecnológicos. La transición puede ser especialmente desafiante si el IRS decide no continuar soportando algunos tipos de declaraciones informativas en FIRE, obligando a los contribuyentes a presentar información tanto en IRIS como en FIRE para cumplir con los requisitos anuales de presentación.
En los próximos meses, se espera que las iniciativas sin papel continúen siendo una prioridad en el IRS, y es probable que haya más legislación del Congreso mandando más iniciativas de eFiling e innovaciones tecnológicas. “Tienes que pensar desde una perspectiva organizacional sobre cómo vas a cambiar esos sistemas y procesos y procedimientos, y cuáles son esos impactos para todos los involucrados… y estar preparado para responder en tu cronograma como organización y no esperanzadamente en el del IRS”, concluyó Walker.
