Transformação Digital do IRS: Desafios e Benefícios para as Empresas
A transformação digital é uma realidade incontornável, tão certa quanto a obrigação de pagar impostos. Durante a recente temporada de impostos, muitas empresas perceberam que até o
O IRS depende de uma vasta gama de sistemas operacionais, incluindo mais de 40 sistemas principais, mais de 900 sistemas intermediários e aproximadamente 3000 aplicações fornecidas por terceiros. Segundo Walker, algumas dessas aplicações e sistemas legados remontam aos anos 60 e ainda operam com terminais de “ecrã verde”. Esta operação antiquada significa que ainda se gastam tempo e recursos significativos na entrada manual de dados e que ainda há uma enorme quantidade de papel envolvida.
Erin Collins, Defensora Nacional do Contribuinte, referiu ao Congresso em 2022 que o papel é a kriptonite do IRS. Em resposta, desde 2019, com a promulgação do Taxpayer First Act (TFA), o IRS iniciou uma “jornada de modernização do sistema”, com o objetivo de “reimaginar” a experiência do contribuinte e melhorar todas as formas de interação fiscal, incluindo a atualização de sistemas e processos.
Para modernizar a receção de 5 mil milhões de declarações informativas, o TFA exigiu que o IRS construísse um novo sistema de relatórios 1099. No ano passado, foi lançado o Information Return Intake System (IRIS), um sistema online de arquivo 1099 que permite aos contribuintes criar e enviar eletronicamente declarações 1099. Contudo, o sistema ainda não está preparado para receber bilhões de declarações informativas eletronicamente. As empresas que têm centenas a milhões de declarações para arquivar necessitam de um método mais eficiente.
Com financiamento da Inflation Reduction Act, o IRS tem trabalhado desde o ano passado na construção de conectividade via API (Application Programming Interface). Os benefícios da modernização desta transferência de dados incluem a redução de erros e tempos de processamento mais rápidos. “Poder clicar num botão dentro de uma aplicação e enviar essa informação diretamente vai retirar muitas ineficiências do processo de arquivo”, disse Walker.
Para as corporações, especialmente aquelas que compõem a base de clientes da Sovos, e para as empresas de serviços financeiros em particular, os esforços do IRS podem ter um efeito cascata. Sistemas empresariais de contabilidade como SAP e Oracle e plataformas centrais de pagamento e serviços financeiros como Fiserv e FIS têm programação incorporada para gerar o formato atual de arquivo IRS 1099. Os estados requerem relatórios de retorno de informação e a maioria depende do sistema legado FIRE (Filing Information Returns Electronically), uma rede usada para processar formulários de arquivo.
Walker aconselha que as organizações considerem implementar uma equipe de projeto para ajudar a gerir essas mudanças operacionais e tecnológicas. A transição pode ser especialmente desafiadora se o IRS decidir que não continuará a suportar alguns dos tipos de retorno de informação no FIRE, forçando os contribuintes a arquivar informações tanto no IRIS quanto no FIRE para cumprir os requisitos anuais de arquivo.
Nos próximos meses, as iniciativas sem papel continuarão a ser uma prioridade no IRS, e é provável que haja mais legislação do Congresso mandatando mais iniciativas de eFiling e inovações tecnológicas. “É necessário pensar do ponto de vista organizacional sobre como vai mudar esses sistemas, processos e procedimentos, e quais são os impactos para todos os envolvidos… e estar preparado para responder no seu próprio cronograma como organização e não esperançosamente no do IRS”, concluiu Walker.
