Indicadores de desempenho impulsionam eficiência em departamentos fiscais

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) podem impulsionar a eficiência, a responsabilidade e o sucesso estratégico nos departamentos fiscais corporativos, mas apenas se forem medidos e acompanhados adequadamente. Há um limite para os fatores externos que impactam os profissionais de negócios; no entanto, antecipar e preparar-se pode ser a melhor defesa. Em um recente relatório do Instituto Thomson Reuters, Challenges and Changes in Indirect Tax & Compliance, gerentes de departamentos fiscais corporativos expressaram preocupações sobre os desafios contínuos relacionados a talentos, mudanças no ambiente regulatório e o processo frequentemente árduo de adoção de novas tecnologias.

A necessidade de KPIs

Para que esses gerentes desenvolvam uma estratégia eficaz para enfrentar esses desafios, primeiro devem entender o status do seu departamento como uma unidade de negócios. Para isso, é necessário ter certos pontos de dados mensuráveis em que a produtividade e os padrões básicos de sucesso sejam avaliados dentro do departamento.

O uso de KPIs é essencial para qualquer departamento ou função corporativa, pois essas métricas fornecem uma estrutura mensurável para avaliar o desempenho, a eficiência e a eficácia da unidade. Os departamentos fiscais corporativos não são exceção: os KPIs são necessários para determinar como o trabalho é realizado, por quem e utilizando quais métodos e ferramentas.

No relatório Indirect Tax & Compliance, uma pluralidade de respondentes afirmou que seus maiores impedimentos para alcançar seus objetivos eram tecnologia e automação, com 40% citando isso como um desafio principal, e restrições de recursos (39%). No entanto, também vale notar que, quando perguntados quantos KPIs eram usados para medir o sucesso dentro do departamento, os respondentes disseram que, em média, seus departamentos usavam seis, sendo os três principais métricas medidas a precisão da declaração fiscal (90%), pontualidade na preparação dos impostos (84%) e minimização de custos (64%).

É importante que os departamentos fiscais tenham essas medições; mas ao aumentar o número de itens medidos, os departamentos poderiam identificar mais facilmente as áreas em que a eficiência pode ser aumentada. Por exemplo, um departamento fiscal pode conseguir cumprir esses três KPIs com sucesso, mas ao inspecionar mais de perto, como estão fazendo isso pode ter um custo maior — pense em esgotamento dos funcionários devido a longas horas de trabalho, outros projetos não sendo concluídos, e a lista continua.

Baseando decisões em dados

Usar dados para medir como o trabalho é feito é um dos melhores caminhos para tomar decisões melhores sobre como gerenciar um negócio. E os KPIs podem ajudar a identificar ineficiências dentro do departamento, especialmente em relação às formas como os funcionários trabalham e as áreas em que os recursos podem ser melhor alocados. Eles também podem ajudar a determinar onde um aumento na automação pode ajudar e quais outras tecnologias podem ser usadas para apoiar a função fiscal como uma unidade de negócios eficiente e eficaz.

Além do trabalho fiscal e da conformidade regulatória, os departamentos fiscais podem aproveitar esses dados para fornecer melhores serviços de consultoria estratégica ao negócio maior. Ter KPIs que medem o desempenho do departamento além da preparação de impostos permite que os líderes do departamento pensem estrategicamente sobre como o departamento pode fornecer insights financeiros adicionais em decisões críticas, como quais atividades empresariais podem gerar mais lucros ou economias.

Finalmente, KPIs de economia de custos podem desempenhar um papel fundamental na ajuda aos departamentos fiscais a garantir recursos orçamentários adicionais. Ao rastrear e demonstrar eficiência por meio desses KPIs, os departamentos fiscais podem fornecer evidências concretas de sua capacidade de otimizar recursos e reduzir despesas.

Ao destacar iniciativas bem-sucedidas de economia de custos — como reduzir custos de conformidade ou minimizar passivos fiscais por meio de planejamento eficaz — os líderes fiscais podem mostrar as conquistas de seus departamentos e fazer um caso convincente para mais financiamento. Esses KPIs também podem identificar oportunidades adicionais para redução de custos, apoiando a necessidade de investimentos em novas tecnologias, treinamento ou automação de processos que prometem economias a longo prazo.

Além disso, alinhar esses KPIs com os objetivos financeiros mais amplos da organização pode demonstrar a contribuição do departamento fiscal para a gestão geral de custos e lucratividade. E ao relatar regularmente essas métricas, os departamentos podem fomentar confiança e responsabilidade, tornando mais fácil justificar aumentos orçamentários. Dessa forma, os departamentos fiscais podem apresentar um argumento forte e baseado em dados para os recursos adicionais que precisam para aumentar sua eficiência e eficácia.