La inteligencia artificial y los sistemas ERP son una forma crítica de optimizar la gestión de datos y agilizar las operaciones fiscales en las funciones fiscales corporativas.
El papel de los sistemas ERP
Los sistemas ERP son plataformas de software integradas utilizadas por las organizaciones para gestionar actividades comerciales diarias como contabilidad, adquisiciones, gestión de proyectos y operaciones de la cadena de suministro. Para los departamentos fiscales corporativos, un sistema ERP puede ofrecer un repositorio centralizado para todos los datos recopilados de las diferentes funciones internas o unidades dentro del negocio.
De hecho, probablemente no haya una sola empresa, especialmente las grandes y medianas, que no tenga al menos un sistema ERP en uso. Muchas organizaciones utilizan varios, y en algunos casos, cada departamento corporativo tendrá su propio sistema o una versión diferente según las necesidades del equipo.
Ahora, imagine cómo el departamento fiscal debe reunir la información necesaria de cada unidad de negocio y encontrar una manera de consolidar todos esos datos financieros de varios departamentos en un solo sistema. No es sorprendente que un sistema ERP se convierta rápidamente en una de las herramientas más críticas para el departamento fiscal.
Sin embargo, hay otros beneficios de usar un sistema ERP, incluida la capacidad de automatizar la entrada manual de datos y la conciliación, así como otras tareas rutinarias. Además, al usar un sistema ERP conectado al negocio en general, el equipo fiscal puede recibir información financiera en tiempo real. Esto es crucial porque cuando se realiza un cambio, por ejemplo, en ventas o gastos, el departamento fiscal no tiene que esperar hasta una actualización financiera periódica para recibir esa información, sino que puede tenerla cuando ocurre el cambio.
La aparición de la IA en la fiscalidad corporativa
Como se destaca en el reciente informe Future of Professionals Report 2024 de Thomson Reuters, la inteligencia artificial (IA) y la gestión de datos se consideran fuerzas transformadoras que impactarán significativamente en la eficiencia y efectividad de los departamentos fiscales corporativos.
La IA y la IA generativa (GenAI) tienen el potencial de redefinir cómo trabajan los departamentos fiscales corporativos debido a las capacidades de estas tecnologías para analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y hacer predicciones. Los departamentos fiscales corporativos que puedan incorporar estas tecnologías podrán aumentar la automatización y mejorar el flujo de trabajo, no solo en el manejo de tareas repetitivas como la entrada de datos, sino también en el monitoreo y la recepción continua de actualizaciones sobre cambios regulatorios que permiten respuestas oportunas para garantizar que la empresa permanezca en cumplimiento.
Como se indica en el informe Indirect Tax Report 2024 del Thomson Reuters Institute, muchos departamentos fiscales corporativos buscan ser más socios estratégicos del negocio en general, y el uso de herramientas de IA y GenAI puede ayudar en este objetivo. Por ejemplo, al aprovechar el análisis predictivo, los departamentos fiscales podrían prever mejor los escenarios fiscales y ofrecer información a la empresa para tomar decisiones clave que podrían afectar el estado fiscal de la organización en varias ubicaciones.
Estructuración de datos con sistemas ERP impulsados por IA
¿Pero cómo aprovechar mejor el uso de un sistema ERP para obtener la máxima efectividad? Nuevamente, aquí es donde la IA puede ayudar. La integración de la IA en los sistemas ERP mejorará la capacidad de los departamentos fiscales para estructurar y gestionar los datos de manera efectiva. Por ejemplo, la estructuración impulsada por IA puede transformar un departamento fiscal corporativo permitiendo:
- Integración y armonización de datos: Los departamentos fiscales corporativos manejan datos de diversas fuentes, incluidos sistemas contables, nóminas y proveedores externos. Los sistemas ERP impulsados por IA pueden integrar y armonizar estos datos, creando un conjunto de datos unificado que sea preciso y coherente. Este proceso implica mapeo de datos, limpieza de datos y enriquecimiento de datos.
- Categorización inteligente de datos: Los algoritmos de IA pueden categorizar automáticamente los datos financieros según taxonomías predefinidas, un componente esencial para informes fiscales precisos y cumplimiento. Por ejemplo, la IA puede clasificar los gastos en categorías deducibles y no deducibles, asegurando que la organización maximice sus beneficios fiscales mientras cumple con las regulaciones fiscales.
- Conciliación automática de datos: La conciliación es un proceso que consume mucho tiempo e implica igualar registros financieros de diferentes fuentes para garantizar la coherencia. Los sistemas ERP impulsados por IA pueden automatizar este proceso identificando discrepancias, automatizando ajustes y generando informes de conciliación mucho más rápido que mediante un proceso manual.
- Cálculo y reporte fiscal en tiempo real: Los sistemas ERP impulsados por IA pueden realizar cálculos fiscales en tiempo real basados en los últimos datos financieros, lo cual es crucial para cumplir con los plazos fiscales y evitar sanciones. Además, la IA puede generar informes fiscales que cumplan con los requisitos regulatorios, reduciendo aún más la carga de trabajo sobre los profesionales fiscales corporativos.
- Monitoreo del cumplimiento y gestión del riesgo: Mantenerse en cumplimiento con las regulaciones fiscales cambiantes es un desafío significativo para los departamentos fiscales corporativos. Los sistemas ERP impulsados por IA pueden monitorear continuamente las actualizaciones regulatorias y evaluar su impacto en la organización. Este enfoque proactivo ayuda a identificar riesgos de cumplimiento, recomienda estrategias de mitigación y rastrea cambios regulatorios.
La integración de sistemas ERP e IA en los departamentos fiscales corporativos está, en muchos casos, todavía en las primeras etapas (especialmente cuando se trata del uso de GenAI); sin embargo, el potencial es enorme.
La convergencia de sistemas ERP e IA está revolucionando la forma en que los departamentos fiscales corporativos gestionan y estructuran sus datos. Y al aprovechar los sistemas ERP impulsados por IA, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, precisión y cumplimiento dentro de sus operaciones fiscales, posicionando mejor al departamento para actuar como un verdadero socio estratégico del negocio.
A medida que estas tecnologías continúen avanzando, jugarán un papel cada vez más vital en dar forma al futuro de la fiscalidad corporativa, permitiendo a los profesionales fiscales centrarse en sus talentos y experiencia en la toma de decisiones estratégicas y otras actividades que agregan valor.
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