Os departamentos fiscais corporativos enfrentam muitos desafios no ambiente fiscal complexo e dinâmico de hoje, tendo que lidar com grandes volumes de dados de várias fontes, garantir a precisão e consistência nos relatórios fiscais e conformidade, e acompanhar as mudanças nas regulamentações fiscais. Para fazer seu trabalho da maneira mais eficaz, muitos departamentos fiscais corporativos precisam reunir informações de toda a empresa — e fazer isso muitas vezes pode ser outro tipo de desafio. É por isso que muitos departamentos fiscais estão usando ou considerando usar sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para ajudá-los a estruturar e gerenciar seus dados fiscais.
O papel dos sistemas ERP
Os sistemas ERP são plataformas de software integradas usadas por organizações para gerenciar atividades empresariais diárias, como contabilidade, compras, gestão de projetos e operações da cadeia de suprimentos. Para os departamentos fiscais corporativos, um sistema ERP pode oferecer um repositório centralizado para todos os dados que foram coletados das muitas diferentes funções internas ou unidades dentro da empresa como um todo.
Na verdade, provavelmente não existe uma única empresa — especialmente as grandes e médias — que não tenha pelo menos um sistema ERP em uso. De fato, muitas organizações usam vários, e em alguns casos cada departamento corporativo individual terá seu próprio ou uma versão diferente com base nas necessidades da equipe.
Agora, imagine como o departamento fiscal deve proceder para reunir as informações necessárias de cada unidade de negócios e encontrar uma maneira de consolidar todos esses dados financeiros de vários departamentos em um único sistema. Não surpreendentemente, um sistema ERP rapidamente se torna uma das ferramentas mais críticas para o departamento fiscal usar.
No entanto, há outros benefícios em usar um sistema ERP, incluindo a capacidade de automatizar a entrada manual de dados e reconciliação e outras tarefas rotineiras. Além disso, ao usar um sistema ERP que está conectado à empresa como um todo, a equipe fiscal pode então receber informações financeiras em tempo real. E isso pode ser crítico, porque quando uma mudança é feita — digamos, nas vendas ou em uma despesa — o departamento fiscal não precisa esperar até alguma atualização financeira periódica para receber essa informação, mas sim, pode tê-la quando a mudança ocorre.
O surgimento da IA na área fiscal corporativa
Conforme destacado no recente relatório Future of Professionals Report 2024 da Thomson Reuters, a inteligência artificial (IA) e a gestão de dados são vistas como forças transformadoras que impactarão significativamente a eficiência e a eficácia dos departamentos fiscais corporativos.
A IA e a IA generativa (GenAI) têm o potencial de redefinir como os departamentos fiscais corporativos trabalham devido às capacidades dessas tecnologias de analisar grandes volumes de dados, identificar padrões e fazer previsões. Os departamentos fiscais corporativos que conseguirem incorporar essas tecnologias serão capazes de aumentar a automação e melhorar o fluxo de trabalho — e não apenas no manuseio de tarefas repetitivas como entrada de dados, mas também no monitoramento e recebimento contínuo de atualizações sobre mudanças regulatórias que podem permitir respostas oportunas para garantir que a empresa permaneça em conformidade.
Conforme indicado no relatório Indirect Tax Report 2024 do Instituto Thomson Reuters, muitos departamentos fiscais corporativos estão procurando ser mais um parceiro estratégico para a empresa como um todo, e o uso de ferramentas de IA e GenAI pode ajudar nesse objetivo. Por exemplo, ao aproveitar a análise preditiva, os departamentos fiscais seriam capazes de prever melhor cenários fiscais e oferecer insights para a empresa na tomada de decisões chave que poderiam impactar o status fiscal da organização em várias localidades.
Estruturando dados com sistemas ERP impulsionados por IA
Mas como melhor aproveitar o uso de um sistema ERP para máxima eficácia? Novamente, é aqui que a IA pode ajudar. A integração da IA nos sistemas ERP aumentará a capacidade dos departamentos fiscais de estruturar e gerenciar dados de forma eficaz. Por exemplo, a estruturação ERP impulsionada por IA pode transformar um departamento fiscal corporativo permitindo:
- Integração e harmonização de dados — Os departamentos fiscais corporativos lidam com dados de várias fontes, incluindo sistemas contábeis, folha de pagamento e fornecedores externos. Os sistemas ERP impulsionados por IA podem integrar e harmonizar esses dados, criando um conjunto de dados unificado que é preciso e consistente. Esse processo envolve mapeamento de dados, limpeza de dados e enriquecimento de dados.
- Categorização inteligente de dados — Algoritmos de IA podem categorizar automaticamente os dados financeiros com base em taxonomias predefinidas, um componente essencial para relatórios fiscais precisos e conformidade. Por exemplo, a IA pode classificar despesas em categorias dedutíveis e não dedutíveis, garantindo que a organização maximize seus benefícios fiscais enquanto adere às regulamentações fiscais.
- Reconciliação automática de dados — A reconciliação é um processo demorado que envolve a correspondência de registros financeiros de diferentes fontes para garantir consistência. Os sistemas ERP impulsionados por IA podem automatizar esse processo identificando discrepâncias, automatizando ajustes e gerando relatórios de reconciliação muito mais rapidamente do que usando um processo manual.
- Cálculo e relatórios fiscais em tempo real — Os sistemas ERP impulsionados por IA podem realizar cálculos fiscais em tempo real com base nos dados financeiros mais recentes, o que é crucial para cumprir prazos fiscais e evitar penalidades. Além disso, a IA pode gerar relatórios fiscais que cumprem os requisitos regulatórios, reduzindo ainda mais a carga de trabalho dos profissionais fiscais corporativos.
- Monitoramento de conformidade e gestão de riscos — Manter-se em conformidade com as regulamentações fiscais em constante mudança é um desafio significativo para os departamentos fiscais corporativos. Os sistemas ERP impulsionados por IA podem monitorar continuamente as atualizações regulatórias e avaliar seu impacto na organização. Essa abordagem proativa ajuda a identificar riscos de conformidade, recomenda estratégias de mitigação e rastreia mudanças regulatórias.
A integração da IA e dos sistemas ERP nos departamentos fiscais corporativos está, em muitos casos, ainda nos estágios iniciais (especialmente quando se trata do uso do GenAI); no entanto, o potencial é enorme.
A convergência da IA e dos sistemas ERP está revolucionando a maneira como os departamentos fiscais corporativos gerenciam e estruturam seus dados. E ao aproveitar os sistemas ERP impulsionados por IA, as organizações podem alcançar maior eficiência, precisão e conformidade dentro de suas operações fiscais, posicionando melhor o departamento para atuar como um verdadeiro parceiro estratégico para o negócio.
À medida que essas tecnologias continuam a avançar, elas desempenharão um papel cada vez mais vital na formação do futuro da tributação corporativa, permitindo que os profissionais fiscais se concentrem em suas habilidades e expertise na tomada de decisões estratégicas e outras atividades que agregam valor.
Para mais informações sobre como empresas de contabilidade estão aproveitando a tecnologia avançada da IA, baixe o novo relatório
