Indicadores clave impulsan eficiencia en departamentos fiscales corporativos

Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) pueden impulsar la eficiencia, la responsabilidad y el éxito estratégico en los departamentos fiscales corporativos, pero solo si se miden y se rastrean adecuadamente.

Existe un límite a los factores externos que impactan a los profesionales de negocios; sin embargo, anticiparse y prepararse podría ser la mejor defensa. En un reciente informe del Instituto Thomson Reuters, Challenges and Changes in Indirect Tax & Compliance, los gerentes de departamentos fiscales corporativos expresaron preocupaciones sobre los desafíos continuos que enfrentan relacionados con el talento, los cambios en el entorno regulatorio y el proceso a menudo arduo de adoptar nuevas tecnologías.

La necesidad de KPIs

Para que estos gerentes desarrollen una estrategia efectiva para abordar estos desafíos, primero deben comprender el estado de su departamento como una unidad de negocio. En este sentido, es esencial contar con ciertos puntos de datos medibles en los cuales se evalúe la productividad y los estándares básicos de éxito dentro del departamento.

El uso de KPIs es esencial para cualquier departamento o función corporativa, ya que tales métricas proporcionan un marco medible para evaluar el rendimiento, la eficiencia y la efectividad de la unidad. Los departamentos fiscales corporativos no son una excepción; los KPIs son necesarios para determinar cómo se realiza el trabajo, quién lo hace y qué métodos y herramientas se utilizan.

En el informe Indirect Tax & Compliance, una pluralidad de encuestados dijo que sus mayores impedimentos para alcanzar sus objetivos eran la tecnología y la automatización, con un 40% citando esto como un desafío principal, y las limitaciones de recursos (39%). Sin embargo, también vale la pena señalar que cuando se les preguntó cuántos KPIs se usaban para medir el éxito dentro del departamento, los encuestados dijeron que en promedio, sus departamentos estaban usando seis, siendo los tres principales la precisión en la presentación de impuestos (90%), la puntualidad en la preparación de impuestos (84%) y la minimización de costos (64%).

Es importante que los departamentos fiscales tengan estas mediciones, por supuesto; pero al aumentar el número de elementos medidos, los departamentos podrían identificar más fácilmente las áreas en las que se puede ganar eficiencia. Por ejemplo, un departamento fiscal podría lograr con éxito esos tres KPIs; sin embargo, al inspeccionar más de cerca, cómo lo están logrando podría tener un costo mayor —piensa en el agotamiento de los empleados debido a largas horas de trabajo, otros proyectos que no se realizan, y la lista continúa.

Basando decisiones en datos

Usar datos para medir cómo se realiza el trabajo es uno de los mejores caminos hacia la toma de mejores decisiones sobre cómo gestionar un negocio. Y los KPIs pueden ayudar a identificar ineficiencias dentro del departamento, especialmente en torno a las formas en que trabajan los empleados y las áreas en las que se pueden desplegar mejor los recursos. También pueden ayudar a determinar dónde un aumento en la automatización puede ser útil y qué otras tecnologías pueden usarse para apoyar la función fiscal como una unidad de negocio eficiente y efectiva.

Más allá del trabajo fiscal y el cumplimiento regulatorio, los departamentos fiscales pueden aprovechar estos datos para proporcionar mejores servicios de asesoría estratégica al negocio en general. Tener KPIs que midan el rendimiento del departamento más allá de la preparación de impuestos permite a los líderes del departamento pensar estratégicamente sobre cómo el departamento puede proporcionar información financiera adicional en decisiones críticas como qué actividades comerciales pueden generar más ganancias o ahorros.

Finalmente, los KPIs de ahorro de costos pueden desempeñar un papel fundamental para ayudar a los departamentos fiscales a asegurar recursos presupuestarios adicionales. Al rastrear y demostrar eficiencia a través de estos KPIs, los departamentos fiscales pueden proporcionar evidencia concreta de su capacidad para optimizar recursos y reducir gastos.

Al resaltar iniciativas exitosas de ahorro de costos —como reducir costos de cumplimiento o minimizar obligaciones fiscales mediante una planificación efectiva— los líderes fiscales pueden mostrar los logros de sus departamentos y presentar un caso convincente para obtener más fondos. Estos KPIs también pueden identificar oportunidades adicionales para la reducción de costos, apoyando la necesidad de inversiones en nuevas tecnologías, capacitación o automatización de procesos que prometen ahorros a largo plazo.

Además, alinear estos KPIs con los objetivos financieros más amplios de la organización puede demostrar la contribución del departamento fiscal a la gestión general de costos y rentabilidad. Y al informar regularmente sobre estas métricas, los departamentos pueden fomentar confianza y responsabilidad, facilitando así la justificación de aumentos presupuestarios. De esta manera, los departamentos fiscales pueden presentar un argumento sólido basado en datos para obtener los recursos adicionales que necesitan para mejorar su eficiencia y efectividad.